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教你批量删除Word中回车的方法

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发表于 2009-5-10 12:21:16 | 显示全部楼层 |阅读模式
    击菜单栏中的“编辑”→“替换” ,在“查找内容”里面输入^l, “替换为”里面不输入任何字符,然后点“全部替换” ,就可以删除整个文档里面的软回车了。
  有时候我们从网页上复制一些文章到Word中时,往往会带有好多向下箭头的符号,这就是软回车符号(Word中软回车是同时按住shift+enter得来的),这些软回车占用了Word很多的空间,那么如何才能删除这些软回车符号呢?当然可以手动的一个一个删,但实在太麻烦了,我们可以采取批量删除的方法。
  点击菜单栏中的“编辑”→“替换” ,在“查找内容”里面输入^l, “替换为”里面不输入任何字符,然后点“全部替换” ,就可以删除整个文档里面的软回车了。
  上面的方法只是把所有的软回车都给删了,可是必要的段落换行还是需要的,所以下面介绍把软回车替换成硬回车。点击菜单栏中的“编辑”→“替换” ,在“查找内容”里面输入^l, “替换为”里面输入^p,然后点“全部替换” 就OK了(图1)。  
  其实知道了软回车是^l,硬回车是^p,那么我们就可以灵活运用了。比如我们经常会遇到一篇要打印的文档很长,中间有很多回车,如果遇到段与段之间有两个回车,我们就可以利用替换成一个回车。这样就节省了很多空间。
    大批量清除WORD文档里多余的空格和空行
    在工作中,尤其是对那些搞文字工作的人来说,经常会碰到由别的地方或文件中向Word文档中导入或粘贴文本,然后用Word编辑的情况。如果粘贴过来的文本中含有多余的空行同时文档又很大,那么一个个用手工的方式删除空行的办法实在是太累人了。而且打印时又太浪费墨和打印纸,有没有较便捷的方式呢?
    清除“Word文档”中多余的空格
    选择“查找”,出现“查找”对话框,在“查找”内容中输入一个空格,把下方的“突出显示所在该范围找到的项目”选项选上,单击“查找全部”按钮,即可将文中的全部空格选中,单击“关闭”按钮,然后按下键盘上的Delete键即可将全部空格删除了。
    快速清除“Word文档”多余空行
    其实想一下空行的特点,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。
    打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按键,可删除单行的空行,对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。
    在用替换的办法删除空行时要注意两个问题:
  1.分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”),还是段落标记。“^p^p”替换成“^p”并不能替换所有的空行。如果文件中用的是手动换行符,那么就要用“^l^l”替换成“^l”(这里用的不是1,而是L字母的小写,也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”,里面有“有手动换行符”),空行才能去除。
  有时遇到这种情况,可能是用手动换行符换行的。可能你也用了“^l^l”替换成“^l”的办法,用“全部替换”时依然提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”这又是为什么呢?为了搞清楚到底问题出在哪里,试试在Word文档中分别用手动换行符和回车符制造一些空行,用“^p^p”替换成“^p”和“^l^l”替换成“^l”来验证,结果能顺利完成空行的删除。为什么自己输入的可以替换,网上下载的却不能呢?难道这里面还有“机关”?
  2.注意空格的存在。无奈之下,只得试用手工删除了。在删除的过程中,会发现它的秘密:原来每个空行的换行符前还有一个空格。空格成了折腾人的“罪魁祸首”!再用“^l^l”(注意两个换行之间有一个空格)替换成“^l”,替换终于有成果了。单击了几次全部替换,又更改了几次“查找内容”,比如把“^p^l”替换成“^l”。页面中再也没有空行了。看来用替换的方法来删除空行时,要灵活对待查找的内容。
    使用查找替换的办法查找空段标记(点开高级>>特殊标记),然后替换那一栏不填。

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